Privacybeleid van de Koninklijke Vereniging 'Het Nederlandse Trekpaard en de Haflinger'

 

Deze privacyverklaring is in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (A.V.G.) van toepassing op alle persoonsgegevens die het K.V.T.H. verwerkt van haar leden, sponsoren, deelnemers, vrijwilligers of andere directe of indirecte betrokkenen.

 

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Voor de verwerking van de persoonsgegevens is de verwerkingsverantwoordelijke:

K.V.T.H. Westeind 5

5245 NL Rosmalen

KvK nummer: 40409914

 

De ledenadministratie is bereikbaar per mail via: info@kvth.nl

 

2. Welke gegevens verwerkt het K.V.T.H. en voor welk doel?

Voor het bereiken van de doelstellingen van de vereniging is het noodzakelijk dat er enkele persoonsgegevens worden verwerkt binnen onze vereniging. Het K.V.T.H. hecht waarde aan het zorgvuldig verwerken hiervan en draagt zorg voor het veilig verwerken van deze gegevens.


2.1 In het kader van uw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

a) NAW gegevens (Naam,Adres en Woonplaats)
b) Telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer

c) Eigendom- cq fokkergegevens met betrekking tot paarden

d) Computergegevens zoals o.a. IP adressen

 

2.2 Het K.V.T.H. verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a) Uw NAW gegevens incl. telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan.

b) Uw NAW gegevens incl. telefoonnummer worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van het K.V.T.H.

c) Uw naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om diverse betalingen af te wikkelen.

d) Eigendom- en fokkersgegevens worden verwerkt in het kader van onder meer de paardenregistratie

en promotie van de paarden, activiteiten en de vereniging in z’n algemeenheid.

e) Computergegevens worden gebruikt om de (digitale) service optimaal te kunnen (blijven) uitvoeren, om de kwaliteit van de service te behouden en om te voorzien in algemene statistieken betreffende het gebruik van de K.V.T.H. website. 2.3 Uw NAW gegevens en e-mailadres worden opgeslagen wanneer er gebruik wordt gemaakt van de (digitale) diensten van de K.V.T.H. Dit is ook het geval wanneer u geen lid meer bent van het K.V.T.H.

 

2.4 Het K.V.T.H. gebruikt uw naam en e-mailadres om digitale nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie (o.a. over het lidmaatschap) van het K.V.T.H. te mailen. Het K.V.T.H. stuurt u nieuwsbrieven als lid of abonnee van de vereniging. Afmelding voor deze nieuwsbrieven is te allen tijde mogelijk door een mail te sturen naar info@kvth.nl met het verzoek uitschrijving voor ontvangst van de nieuwsbrief met vermelding van uw NAW gegevens.

 

3. Rechtsgronden van de verwerkingen van persoonsgegevens

Indien u lid wordt van het K.V.T.H. of om een andere reden persoonsgegevens aan het K.V.T.H. verstrekt, geeft u ondubbelzinnige toestemming aan het K.V.T.H. om, in lijn met deze privacyverklaring en de geldende wet- en regelgeving, uw persoonsgegevens te verwerken. Deze toestemming kunt u ten allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar info@kvth.nl. Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens op basis van uw toestemming voorafgaand aan de intrekking daarvan. Overigens worden niet alle verwerkingen van persoonsgegevens door het K.V.T.H. gebaseerd op uw toestemming. Een deel van de persoonsgegevens worden door het K.V.T.H. verwerkt omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u. Wij adviseren u om deze privacyverklaring door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie.

 

4. Bewaartermijnen

Het K.V.T.H. verwerkt de persoonsgegevens in beginsel niet langer dan noodzakelijk is voor het behalen van het doel waarvoor zij verwerkt worden, behoudens langere wettelijke bewaartermijnen. Fiscale gegevens worden voor een duur van 7 jaar bewaard, gelet op de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

 

5. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers

5.1 Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft het K.V.T.H. passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.

5.2 Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt het K.V.T.H. gebruik van diensten van derden, een zogenaamde verwerker. Met de verwerker(s) hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.

 

6. Ontvangers

Er zijn enkele externe partijen aan wie wij persoonsgegevens zullen verstrekken, met het oog op de eerder opgesomde verwerkingsdoeleinden en die passen in het kader van de uitoefening van onze activiteiten.

 

7. Rechten van betrokkenen, vragen en klachten

7.1 Betrokkenen (waaronder leden) hebben het recht een verzoek in te dienen om inzage in welke persoonsgegevens er van hen door het K.V.T.H. worden verwerkt. Wanneer een betrokkene meent dat die persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kan hij een verzoek indienen om de persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te verwijderen dan wel een verzoek indienen om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Daarnaast heeft betrokkene het recht om ‘zijn’ persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een derde. Het K.V.T.H. zal dergelijke verzoeken zo snel mogelijk inwilligen of gemotiveerd toelichten waarom het verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd.

7.2 Betrokkene heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens.

7.3 Via de ledenadministratie van het K.V.T.H. kunt u verzoeken op basis van de hiervoor omschreven rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens indienen.

7.4 Indien u klachten hebt over de wijze waarop het K.V.T.H. uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u een klacht indienen bij het K.V.T.H. via info@kvth.nl

7.5 Eventuele vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie via info@kvth.nl

 

8. Publicaties

8.1 Het K.V.T.H. maakt t.b.v. o.a. de promotie van de paarden, de vereniging en diverse activiteiten gebruik van beeldmateriaal. Dit beeldmateriaal zal veelal worden gemaakt tijdens één van de activiteiten van het K.V.T.H. Alle deelnemers, vrijwilligers, bezoekers of andere aanwezigen tijdens één van de activiteiten van het K.V.T.H. kunnen hier herkenbaar op worden weergegeven. Indien de betreffende persoon geen toestemming verleent om beeldmateriaal van hem of haar te publiceren in ons verenigingsblad, catalogi, website, social media of andere correspondentie en/of medium dan dient het K.V.T.H. hiervan voorafgaand aan de betreffende activiteit schriftelijk in kennis gesteld te zijn. Deze melding dient per aangetekende post toegestuurd te worden aan de verwerkingsverantwoordelijke.

8.2 Het K.V.T.H. publiceert ter promotie van de paarden, de vereniging en de diverse activiteiten namen van paarden in combinatie met de fokker- en eigenaargegevens van het betreffende paard. Hiermee doelend op het vermelden van fokker- en eigenaargegevens in het verenigingsblad, website, catalogi, social media en overige correspondentie en/of medium. Bij inschrijving van een paard bij het K.V.T.H. wordt automatisch en ondubbelzinnig toestemming verleend aan het K.V.T.H. deze NAW gegevens te vermelden in hiervoor genoemde medium en/of correspondentie. Indien de betreffende persoon geen toestemming verleent om zijn of haar NAW gegevens te publiceren in ons verenigingsblad, catalogi, website, social media of andere correspondentie en/of medium dan dient het K.V.T.H. hiervan voorafgaand aan de betreffende activiteit en/of voor inschrijving van het paard schriftelijk in kennis gesteld te zijn. Deze melding dient per aangetekende post toegestuurd te worden aan de verwerkingsverantwoordelijke.

 

9. Wijzigingen

Het privacybeleid van het K.V.T.H. kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig deze privacyverklaring te bekijken.